佛教图书馆自动化规划问题讨论

佛教图书馆馆讯 第二期 84年 6月

佛教图书馆自动化规划问题讨论
香光尼众佛学院图书馆编目　黄惠珍

一、前言

　　资讯时代的来临，电脑普及应用，带动了社会各方面的自动化。谈到图书馆，自动化已成为必然的趋势，大家都期盼藉著自动化作业使图书馆从传统走向现代，提升服务的质与量，满足不同读者的需求，且经由网路进行馆际合作，打破各图书馆藩篱，达到资源共享。

　　而佛教图书馆又如何进行自动化呢？笔者有感于佛教图书馆进行自动化是近几年的事，因此特别就手边的文献资料及个人工作上的一些经验做整理，提供给佛教图书馆在进行自动化时的参考，希望对各馆能有所助益。

二、何谓自动化

1.定义

　　图书馆自动化之定义可就广义与狭义二方面分别说明（注1）：

　a.广义：举凡运用机械设备取代人工，用机器来处理图书馆业务，统称为图书馆　　自动化。

　b.狭义：凡运用电脑来处理图书馆的作业及提供服务。

2.功能

　　由于电脑处理资料具有速度快、容量大等特性，因此藉由电脑的辅助，可使图书馆自动化发挥下列功能（注2）：

　a.提高服务品质、增进生产量、减低工作成本。
　b.减少人力及成本负担。
　c.减少错误。
　d.加强馆藏的控制。
　e.可加速资源的分享，推动馆际合作。
　f.减少重覆的工作、节省时间、经费。
　g.提高图书馆的声誉。
　h.增加对各项业务的管理和控制。
　i.加速资料处理速度。
　j.改善图书馆行政管理的缺失，提供精确有效的资讯。
　k.协助图书馆管理者做决策，使图书馆充分发挥效率与效能。

3.目的

　　图书馆自动化的目的有四（注3）：

　a.使读者能充分利用图书馆的资源。
　b.希望能够充分发挥图书馆的功能。
　c.提高图书馆管理的功能及服务品质。
　d.达到资源共享的目标。

　　此四项目的的达成，可使图书馆业务达到经济化、快速化、正确化及现代化。

三、自动化范围

　　图书馆自动化作业的范围分三方面讨论（注4）：

1.行政管理自动化：如人事、财务等行政管理作业。有的佛教图书馆还包含“图书
　馆会员管理”。

2.文献检索：以佛教图书馆为例，如开发“佛经全文检索”等各种线上资料库检索
　系统。

3.图书馆的内部作业：如编目、流通、期刊、采访等自动化。各馆可以依需求逐一
　进行各项自动化。一般是先进行编目自动化，因为要有书目资料，才有办法进行
　流通等自动化。

四、自动化规划考虑事项

　　图书馆业务一向重视规划，以达到一致化、标准化及经济化的原则。图书馆自动化的业务更苛求规划，更须经慎思及精密的规划（注5）。据笔者所知，有1/2的佛教图书馆已经开始进行图书馆自动化作业。还有1/2的图书馆未进行，因此笔者特别将自动化之前规划要考虑的因素列举于下：

1.图书馆规模的大小：一般以馆藏量、流通量（即读者使用图书馆的次数）及未来成
　长量作为判类大小型图书馆。通常馆藏量在十万册以上的都属中型图书馆。可根据
　各馆发展规模选择合适的自动化系统，以发挥软体的功能，才不至于浪费经费。

2.就人力而言：因为自动化作业开始进行之初，必须有大量的人力来进行回溯建档的
　工作，其所需花费的时间、人力、物力都是非常可观的。应考虑有多少馆员能投入
　，若聘用志工帮忙时也要考虑人力的稳定性及教育问题，以避免工作半途而废，还
　要花更多时间来处理后续问题。

3.就经费而言：使用自动化所需费用非仅当初购买之软体、硬体费用，还须考虑后续
　软硬体维修费、扩充费、资料建档费、人事费、电脑耗材费，在做自动化规划时必
　需将未来每年会支出的费用也纳入经费预算。

4.就服务对象而言：了解服务对象的需求特性来选择适用的软体，以提供更好的服务
　。例如：学术性的佛教图书馆，在自动化书目建档方面，资料则要详细，才能提供
　更多资讯给读者，因此要有功能强的编目系统，反之若以流通借阅服务读者为主的
　佛教图书馆，在流通模组的功能则要较强。

5.就馆员而言：佛教图书馆较缺乏专业图书馆员，而自动化的进行也需要对系统有概
　念的人员，所以馆员的再教育是非常重要的。在进行自动化作业时，馆员是否能适
　应新作业、会不会产生不安？这也是需要注意的。

6.远景性问题：规划自动化，不是只考虑眼前的需求，更重要的是有宏观，能看到资
　讯网路是未来的发展趋向，无论在软体、硬体方面要能配合资讯网路的发展。

　　除了以上讨论的数点外，尚须注意自动化实施进度、馆方的作业程序、读者的教育等。在自动化实施之前，应先对自动化作业后可能发生的状况，拟有因应的政策，以免有措手不及的情况出现。

五、如何选购套装软体

　　系统没有好坏之分，所以系统的选择不在它价格的昂贵或是功能强，也不在于系统的好坏，最重要的是要能适合图书馆使用。因为只要是适合图书馆的系统，就可称为好的系统。所以在选择自动化系统时，需针对图书馆的特性、发展现况及未来的发展做一了解之后，再行对各系统评估，选出合宜的系统，使图书馆自动化达到预期的效益。在对系统评估之前，先搜集厂商的资料，了解各家厂商的特性之后，选定几家图书馆认为较符合的厂商，然后进行“系统需求书”的拟订，使厂商透过这份需求书了解图书馆的需求。系统需求书的内容涵盖图书馆的介绍、各项统计资料、硬体规格叙述及软体功能需求叙述等项 （注6）。之后，再经由需求书所列的各项，评估各家系统软体。

　　在评估系统时，须注意到系统的研发权的拥有者、是否是新开发的系统软体、系统的稳定性、系统本身的延展性、是否可依图书馆的需要而做修正、后续的维护工作是否完善、系统的更新、资料的转换格式、可与网路连线等都是在选系统时需特别注意的。以下对各点进行讨论。

1.研发权的拥有者

　　一般系统的研发权有属于公司和个人的两种。属于公司的是较有保障的，如果在研发的过程中发生困难，则公司可能会将研发权卖给其他公司，由收购的公司继续进行，原来使用此系统的客户也一并移至新公司的客户名单下，有义务对原使用者负责。若是属于个人的，则发生困难时，可能即停摆，使用者的利益蒙受损失，图书馆自动化的进行，也将受到影响，而造成需换系统的危机。

　　所以购买的系统若属于个人开发软体，在洽谈软体设计时，最好能要求若无法再继续服务时，能提供原始程式，以便自己能再寻求人员维修。

2.是否为新开发的系统软体

　　在选系统之时，还须注意此系统是否已有单位使用，最好是选择多单位在使用的系统，并可事先了解使用单位进行的情况，是否合于自己的图书馆使用。若是新开发的软体，尚未有任何单位使用过的系统，可能还在测试的阶段，容易发生许多无法掌握的状况，在各方面也较无保障。

3.系统的稳定性

　　稳定性对系统是一个非常重要的特性。系统的稳定性不高，则易发生时时修改的情况，使用者需随时去适应软体本身，会影响作业的进行。

4.系统安全性

　　系统设计有做权限的控制，可以保护资料的安全，免于任何人都有删除或更改的权利。

5.系统本身的延展性

　　系统需具备可继续发展的延展性，才可以随著需要在功能上做新增或修正，使系统可适应任何环境。

6.是否可依图书馆的需要而做修正

　　每个图书馆的特性不同，所需的功能也会有差异，因此若购买套装软体，必需要求软体公司可以因应图书馆的需要，做小部分的修改，以加强系统的功能。但这必需在购买软体前，事先要求有此服务，更必需了解此服务的费用如何计价，以避免上当。

7.后续的维护工作完善否

　　系统最重要的是后续的维护工作。如果没有良好的售后服务，一旦系统发生了问题，那就只能换系统了；所以有完善的维修服务，自动化作业才可能发展顺利。

8.系统的更新

　　任何的系统都应在适当的期限内做更新的工作。如果一套系统发展出来之后，就没有再做更新的工作，系统的寿命就会缩短，没有长期的发展性。

9.资料的转换格式

　　一般使用自动化后，会希望可以达到资源共享的目的，因此系统的资料必须能与其他各馆所用系统的资料格式互相转换。故系统必须具备能转换成 MARC 的资料格式，以便进行资料交流的工作。自行开发的系统，大多不能进行资料转换，是一件很可惜的事，但至少要能转成文字档，以便将来更换软体时，不用再重新建档。资料转换的格式是每一国家按ISO 2709 标准所订的国家性机读编目格式（注7），有US MARC、C MARC、UK MARC等多种，一般国内使用C MARC格式进行资料转换。

10.对内自成网路，对外可与各种网路连线

　　选择软体，必需考虑能多台作业，亦即要求是“网路版”，馆内可互相连线，节省彼此等待时间，也能提供更好的读者服务。对外必须能与网路连线，和其他图书馆互通有无，减少人力的浪费，并可从网路上获得更多的资讯，提供给读者。　　选定系统后，进行安装及测试。硬体方面，先进行热机测试，即将电源打开后，维持十几廿个小时，或数日，看看机器是否能维持正常运作，若没有问题，再依当初采购时，所列各项功能逐一测试，若有瑕疵，则请厂商调整、修理、或换一台至符合规格为止。软体方面，一般很难测出该软体功能的正确性。是否符合需求书所列的规格，端赖测试时，测试资料是否具有代表性，因此在准备测试资料时，要注意的原则是：
1.资料量要够多，少量的资料往往测不出软体功能的缺点。
2.除了一般正常作业的资料外，各种例外作业的资料亦要进行测试。
3.多种功能具有相关性时，准备的测试资料要完整。

　　如此才能测出这些相关的功能是否能正常运作（注8）。

　　经过测试后所选的系统必定是较符合图书馆使用的。如果在一年内系统发生任何问题，可要求厂商修改，直至适合为止。

六、书目资料

　　书目资料是图书馆自动化最大的财产，如何建立好品质、正确资料，需要用心规划，以下列举进行自动化书目建档时需要注意的事项做说明：

1.建立方式：

　　书目的来源可分“自建”（即人工键入电脑）或“转档”（即透过电脑获取其他图书馆已建立的资料库进行转换）。新馆建立书目资料可采自建或转档方式，而旧馆则必须还考虑回溯性建档的问题。

2.回溯资料建档：

　　即将过去人工所建立的卡片目录转为电脑可读的目录格式，称为回溯性书目资料转换或回溯性建档（注 9 ）。

　a.书目资料转换的原则：

　　－ 决定回溯性书目资料转换的范围

　　－ 应考虑标准与品质问题

　b.书目资料转换的方式：

　　－ 线上转换：图书馆可透过终端机与书目中心连线，利用线上资料库将所需资
　　　　料转为机读格式，再进行修改。具时效性，适合新书建档，但价格昂贵。

　　－ 批次转换：图书馆将部份书目记录或查寻要项存于磁碟，寄往书目中心，请
　 　　其比对后将相符者录在在磁片寄回。时效性差，须加以修正及增加馆藏资料
　　 　，但经济。

　　－ 光碟转换：目前中央图书馆有发售书目光碟片，可提供各馆作非佛学书目之
　　　 转换。

　　－ 利用他馆资料转换

　　－ 委托厂商代理

　　－ 图书馆自行建档

c.书目资料转换的步骤：

　　－ 提供原始资料：可选择是排架片，为转换内容。

　　－ 书目资料核对

　　－ 权威控制

　　－ 其他资料的转换：读者资料的转换、读者证件的制作、馆藏加贴条码、其他
　　　　相关档案的转换。

3.建档原则：

　　佛教图书馆在建档时有些特殊情形，异于一般图书馆的处理方式。如：佛教图书馆大多采用两种分类法，要考虑电脑如何识别两种类号？佛教有梵、巴、藏等多种图书，在建档时，逢电脑没有的字形如何处理？等问题，都必需在建档之初将此原则规划出来，以便后人有所依循。

4.著录标准：

　　中文图书编目标准以“中国图书编目规则”为主要依据，西文的则以“英美编目规则（AACR Ⅱ）”为主。机读编目格式则根据“中国机读编目格式”。

5.权威档：

　　为控制书目的品质，维持每笔资料前后一致在建档时对某些款目，著录方式给予指定的用法，即是权威记录，所组成的称为权威档。连接权威档与书目档进行权威控制，使编目上的差异或检索款目时，可做有效的控制。例如：

　　释度轮　　　　　　法华经
　　　见　　　　　　　　参见
　释宣化　　　　　　普门品

七、结语

　　随著新兴科技产品的诞生，图书馆自动化的范围更扩充到利用各种媒体来加速自动化，例如全文资料库的技术发展与应用、光碟资料库、电子邮件、电脑网路等（注 10 ）。因此图书馆在进行自动化时还必须考虑未来发展的趋势，如何运用现代科技媒体来服务读者，以加强自动化的功能。

　　以上论述是将自动化的定义、功能、目的、范围、自动化规划需注意的事项及如何选购套装软体和书目资料建档等问题做整理，希望藉此抛砖引玉，让我们一起来为佛教图书馆自动化努力。

【附注】

注1：张慧铢，《图书馆学问题研讨（三）图书馆自动化》，（台北：文华图书馆管
　　　理，民84），页3。
注2：同上注，页3-4。
注3：同注1，页4-5。
注4：同注1，页6。
注5：同注1，页8。
注6：中国图书馆学会图书馆自动化规划委员会，《台湾地区图书馆自动化系统汇
　　　　编》，(台北市：教育部，民82)，页81。
注7：张鼎钟，《图书馆自动化导论》，(台北市：台湾学生，民76)，页43。
注8：同注6，页82。
注9：詹丽萍，〈图书馆自动化系统之规划与实施〉，页219-223。
注10：陈亚宁，〈我国图书馆自动化的迷思〉，《中国图书馆学会会报》，52期
　　　（民国83年6月），页96。