首届世界佛教论坛杭州市组委会工作总结大会

左起:市政府杨菊芳副秘书长,孙忠焕市长,项勤副市长和市宗教局赵一新局长.

首届世界佛教论坛已经隆重而又顺利地召开了，对于我们所有在座的各位来说，是完成了党和国家交给我们的一个政治任务，同时也让我们有幸经历了佛教两千多年历史上第一次的大盛会，可谓大开眼界，用佛教的语言讲，是因缘殊胜。海内外的代表对论坛成功举办给予了高度评价，他们认为，这次论坛的举办，使中国很好地确立了在佛教界的领导地位，尤其是在胡锦涛主席访美前夕成功召开首届世界佛教论坛，对于宣传中国宗教信仰自由政策，对应西方媒体关于中国宗教政策的负面报道，意义非同寻常。
国家宗教局叶小文局长题词：“感谢杭州民族宗教事务局为首届世界佛教论坛所做的出色工作。”当然，我们在座的“一办四组”的领导和同志们工作更出色。
作为论坛杭州市组委会办公室，既要建立组建各个工作小组，又要建立制度来确保组织的正常运转；既要负责来自国家宗教局和省组委会信息的收集和流转，又要落实某些具体方案的制定和实施，可谓既宏观，也微观，既无穷，也有限。尽管如此，很多复杂细节的反复推敲，很多方案的无数次易稿，很多计划的艰苦实施，很多数据信息的枯燥采集，还是要依赖于我们所有成员单位领导的高度重视，依赖于论坛一线工作人员的职业与敬业，依赖于所有工作人员的精诚团结与协作，依赖于大家的全局观念和全盘思想。
所以，在这里，请允许我代表组委会办公室、代表杭州市民族宗教局、杭州市佛教协会向在座的各位领导和同志们表示最诚挚的敬意和谢意。
下面，我就组委会办公室在论坛筹备、开幕及相关活动中开展的几方面工作作个简要的汇报。
一、落实论坛组委会选址及开办工作
论坛前期筹备工作任务艰巨，但资金上捉襟见肘，仅组委会选址与开办就遭遇困难。办公室早在去年12月底就对三个候选址进行考察，最终设法落实了定安路48号的组委会会址，杭州市佛教协会解决了开办所需的全部硬件设施，配备了11台电脑、11台打印机，使论坛工作人员得以集中办公，使组委会的筹备工作能够顺利运作。
二、建立组委会各项工作制度
为确保论坛各项筹备工作如期推进，市组委会在筹备过程中，建立了六项工作制度，即工作组领导负责制、集中办公制度、例会制度、保密制度、财务制度以及借用人员工作制度。为做好保密工作，3月10日，组委会还与杭州市保密局联合下发《关于切实做好首届世界佛教论坛保密工作的通知》，使所有相关单位增强保密意识，遵守保密守则，确保论坛工作不泄密、不传密。
三、开展有序的综合组织协调
第一，在论坛中负责与国宗局、省组委会的信息沟通与对接。论坛筹备工作中各组分工细致、各司其责，在信息变化频繁的情况下，办公室一个口子对外，确保与国宗局、省组委会关于论坛工作的统一归口联系，确认论坛工作的原则与实际操作细则，承接与会TOP VIP客人详情、增减情况、代表名单、航班号、身份确认、行程安排等重要信息，并及时转达给接待组、机场等相关部门。
第二，协调解决各组工作中面临的困难。论坛包括会务、接待、参观、瞻礼以及文艺演出等诸多环节，省市领导一再要求注重细节，“只准办好，不准办砸”，因此各组工作的协调督查、把关落实就显得尤为重要。例如协请市旅委通知各地旅行社控制14日参观游览灵隐寺的团队；经过努力瞻礼佛螺髻发舍利最终写入论坛日程表；落实400多名僧人和400多名居士的培训工作；帮助协调大剧院演员排练期间的就餐问题；联系落实省残联“千手观音”参与演出的档期问题；做好论坛宴会菜单的审查工作；落实论坛期间气象局提供气象短信服务；要求交警支队疏通北京物品运送入杭的货车准入问题；与舟山、上海转场交通的衔接工作等。
第三，负责受理境内外代表来电咨询和要求。为树立良好的论坛服务形象，代表来电统一归口至办公室综合协调小组，小组成员均以热情、友好、周到的服务尽可能满足代表提出的要求，有的代表提出要带夫人一同来杭，有的提出要带朋友一起与会，有的提出要在火车站、汽车站接站，有的提前一天来杭需要接站，有的问询舟山返回杭州后是否有人管吃管住的，对于这些问题的答复，不管是否能让所有代表满意，综合小组成员均彬彬有礼，认真负责，保证一事一办，特事特办，做好与接待组各部门的衔接，做到不漏接、不错接一名代表。一些自称会议代表的信徒来电询问某某高僧所住房间的名称和号码，经过数据比对，确认其非会议正式代表后，即婉言谢绝，防止信徒集聚而引发突发性事件。这其中的工作大量而繁琐，也为整个论坛树立了一个良好的窗口服务形象。台湾的星云法师说：“看到大会工作人员这样忘我的工作，热情的服务，我们在感动之余，都有一种回家的感觉，很温暖。”
四、建立完善的组织指挥体系及现代化会务管理系统
办好论坛，从工作层次讲，“会议成功看协作，会议质量看细节，会议成功看安全，会议效果看宣传”，但能确保会议整体有条不紊，最重要的还是严谨周密的指挥体系。
为做好论坛接待工作，现代化会务管理系统工作人员针对每位代表的不同需求设计制作了个性化联系服务单，在接站报到伊始即发放到每位代表手中，联系单中罗列了每位代表下榻宾馆房号及服务人员电话、陪同人员姓名及电话、医务人员姓名及电话，使每位代表一到杭州，即能了解到在杭州的基本活动日程及地陪人员信息，同时发放问询联系单，对代表在境内的日程安排预作了解，并将信息及时录入到数据库中，为论坛处理应急事件提供了数据支撑。因为借助此系统，能在最短的时间内收集到赴舟山的代表名单，以在当天晚上调整空中转场航班名单及陆地转场的车辆安排。
例如：又如柬埔寨的国务大臣在转场前一天突然提出不去舟山，改去上海作私人活动，综合协调组为其联系好上海接待事宜后，次日该贵宾又提出仍赴舟山活动，此时所有其他代表的行李已打包运至机场，综合组通过数据库紧急查找其所住宾馆的楼层联系人，将其行李从房间提取打包后即专车送至机场，从而避免了外交礼仪上的偏差。
五、体现会务接待的人性化关怀
第一，创意“以僧对僧，以缘结缘”的僧俗共迎方式。为充分体现党的宗教信仰自由政策，增强佛教界直接办会的参与度，市民族宗教局从全市宗教部门抽调40多名宗教干部投入论坛的接待、会务工作，市佛教协会在全省范围内抽调了400多名僧人和400多名居士参加论坛工作，在第一线直面境内外高僧大德，把对佛教礼仪仪规的认识与理解准确无误地传递给每一位与会代表。这种“以僧对僧，以缘结缘”的僧俗共迎方式得到了佛教界和新闻界的高度赞扬，香港《大公报》也以《杭城僧尼兼职接待》为题，对论坛的这道风景线作了高度评价。
第二，在境外平面媒体上充分宣传。论坛根据国新办的“对内适度，对外充分”的新闻工作原则以及宣传宗教信仰自由政策的政治任务，严格把握宣传尺度。为配合论坛的境外宣传，杭州市佛教协会为香港《大公报》开辟的《世界佛教论坛》和《佛教圣地参访》等专栏积极供稿，对论坛以及杭州主要的佛教寺庙进行连续报道，为论坛的顺利召开打造了和谐、大气之音。此次论坛上，杭州佛教协会还向与会代表赠送了介绍杭州佛教的文献丛刊，从而加深了杭州“东南佛国”的国际影响，受到与会代表的一致好评。
第三，为东南亚国家代表提供御寒衣物。论坛开幕当日，正值冷空气南下，气温骤降10度。一些来自柬埔寨、越南、老挝等东南亚国家的僧人，普遍感觉所带衣物不足以御寒，组委会及时购买了70套内衣，及时给这些代表送去了温暖，为论坛的和谐氛围增添了一道亮色。
六、成功举办佛螺髻发舍利瞻礼活动，世界各国高僧瞻仰佛祖真身
佛教论坛向全世界展示的是佛教精神和心灵，而佛螺髻发舍利供奉则向世界佛教徒展示了“东南佛国”固有的佛教文化遗产，意义不同寻常。全世界佛教界上千名高僧大德在同一时间，同一地点，以同一种方式发出了“解除苦难，实现和平，和谐世界，从心开始”的心声。在佛教文化日愈成为祈福世界和平，构建和谐世界的重要积极力量的同时，世界各国高僧大德云集素有“东南佛国”之称的杭州，瞻礼膜拜佛发舍利，此对杭州市佛教界、浙江省佛教界乃至全世界佛教领域，都具有深厚的历史意义。

首届世界佛教论坛杭州市组委会办公室

2005年4月25日